כתיבת מייל עסקי

מאת : עופרי אלון , מנהל פיתוח עסקי , גלובל 1 אנגלית עסקית ושפות WWW.GLOBALONE.CO.IL <A href="http://www.globalone.co.il/contentPage.aspx?e=27 ">אנגלית עסקית</A> "גלובל 1 <A href="http://www.globalone.co.il/contentPage.aspx?e=93">אנגלית עסקית</A>" הוא בית-ספר ייחודי לאנגלית מקצועית ושפות המספקת את הכלים הנדרשים לניהול עסקים בינלאומיים באנגלית. <A href="http://www.globalone.co.il/contentPage.aspx?e=67 ">אנגלית</A> רהוטה משפרת את הביטחון העצמי של איש העסקים בפגישות והתכתבויות עם גורמים בחו"ל, וכמובן, תורמת למעמד ולתדמית החברה בשוק העולמי. כמו כן, פועל בית-הספר בבניית תוכניות הדרכה אישיות המותאמות לצרכים האישיים של הלקוח. ההדרכה מועברת על ידי צוות מקצועי מנוסה בתוכנית לימוד אישית או קבוצתית, בסמינרים, בסדנאות ובימי עיון. בין היתר, מספקת החברה הכנה להתכתבות עסקית, מצגות ממוחשבות, תרגום והגהה. "עשה ועל תעשה" 10 כללים לכתיבת מייל : בימינו, הדואר האלקטרוני משמש כלי עבודה חיוני. עם זאת, רבים מאתנו אינם מודעים לחשיבות השמירה על הכללים המקובלים בתחום זה. בעולם העסקים, אי ציות לכללי נימוס בסיסיים במשלוח דואר אלקטרוני עלולה לפגוע בתדמית המקצועית שלך, בדיוק כפי שהתנהגות בלתי מנומסת ובלתי מקובלת בפגישות או בארוחות עסקיות תפגע בקשריך עם לקוחותיך או עם שותפיך לעבודה. לעומת זאת, כתיבה נכונה תשקף את יחסך הרציני לעבודתך ואת הכבוד שאתה רוכש לעמיתיך, ותסייע לך בקידום עסקיך. 1. האדם שמאחורי זכור כי מאחורי כל מחשב נמצא אדם. כאשר אתה "מדבר" באמצעות דואר אלקטרוני, המכותב אינו שומע את קולך ואינו רואה את הבעת פניך, ולכן עלול להיפגע כתוצאה מפרשנות לא נכונה של דבריך. בחר בקפידה את מילותיך ודייק במסר. 2. קצר ולעניין   - דואר אלקטרוני הוא כלי עסקי – אופן השימוש בו חייב לשקף זאת.  - הצגת הנושא אמורה להיות תמציתית וברורה. הדבר יסייע לעמיתך     להבין את המסר. סיכוייך לקבל תשובה עניינית ומהירה יגברו בהתאם.   - המנע ככל הניתן משליחת מסרים ארוכים במיוחד, או  מהעברת תמונות, קטעי וידאו וכד'. דואר "כבד" דורש זמן הורדה ארוך, ואף עלול למלא את נפח תא הדואר של המקבל ולחבל בעבודתו. 3. בדואר אלקטרוני גם הקנקן חשוב   - המכתבים שאתה כותב באמצעות דואר אלקטרוני משקפים את גישתך לעסקים ומשמשים ככרטיס הביקור שלך.  - בפניה ראשונה, אמץ טון כתיבה רשמי, המבטא הערכה. בתרבויות שונות, קשרים עסקיים מתנהלים בסגנון רשמי יותר מהמקובל אצלנו. היה ערני לסגנון הכתיבה של האדם איתו אתה מתכתב. תן לו לקבוע את מידת הקרבה ואת הסגנון, ו"העתק" אותו.  - היה מנומס. כלול את המילים "תודה", "בבקשה" וכד' בתקשורת הכתובה, בדיוק כפי שאתה כולל אותן בתקשורת מילולית.  - הקפד על כללי הדקדוק, והמנע משגיאות כתיב. כתוב משפטים קצרים, וחלק את מכתבך לפסקאות כנדרש.  - כתיבה באותיות לועזיות גדולות בלבד בדואר אלקטרוני נחשבת לצעקה, ואינה מקובלת.  - כתוב מסר ברור, שאינו כולל קיצורים מיותרים ולא מוכרים, אינו "מתחכם", ואינו דורש "פענוח".  - אל תפנה אל האדם אליו אתה כותב בשמו הפרטי, אלא אם הוא פנה אליך כך קודם לכן. התארים בהם רצוי להשתמש: Mr. - מר, אדון – בפניה לגבר Mrs. - גברת - בפניה לאישה נשואה Miss - עלמה - בפניה לאישה לא נשואה . יש הרואות בשימוש ב- Miss פניה בעלת אופי מתנשא, לכן השימוש ב- Ms. עדיף Ms. – אישה - נשים רבות מעדיפות תואר זה, הנחשב למקבילה הנשית של Mr. , אינה מתייחסת למצב המשפחתי ומתאימה לאשת העסקים בת ימינו. Dr. - פניה לבעל/ת תואר דוקטור Prof. - Professor – פניה לבעל/ת תואר פרופסור..  - סיים את המכתב בברכה מתאימה, בשמך המלא, בתואר תפקידך ובשם החברה.  - זכור כי "שיחת" e-mail מונצחת בכתב. חרטה על מילים מיותרות שנכתבו לא תמחק אותן. 4. עצור!  - עשה לך כלל: בטרם תשלח את מכתבך, עבור עליו שוב בעין ביקורתית. וודא כי אתה שולח אותו לכתובת הנכונה. אם אתה עונה למכתב שנשלח למספר מכותבים, וודא כי תשובתך נשלחת לגורמים הרלוונטיים בלבד, לאו דווקא לכל המופיעים ברשימת המכותבים במקורית.  - אם קבלת בטעות דואר המיועד לאחר – החזר אותו אל השולח, תוך ציון הטעות, וכמובן – המנע מלקרוא אותו. 5. שורת הנושא  נסח בקפידה את שורת הנושא של מכתבך (Subject:). על הנושא למשוך את תשומת לבו של המכותב, להיות קצר ומדויק ולשקף את תוכן המסר. לדוגמא, “Meeting with CEO” עדיף על “Meeting planned”. 6. ...ויפה שעה אחת קודם   השימוש בדואר אלקטרוני יצר דינאמיקה, המהירה מזו של התכתבות באמצעות מכתבים או בפקס. השתדל לענות על דואר אלקטרוני נכנס תוך 24 שעות ממועד קבלתו, גם בימים עמוסים. 7. הזכות לפרטיות  - כתובת דואר אלקטרוני כמוה כמספר טלפון – הפעל את אותו שיקול הדעת בטרם תמסור את הכתובת לאדם שלישי. במקרה של ספק - בקש תחילה את רשות בעל הכתובת.  - אם אתה מקבל מכתב שנשלח למספר מכותבים, אשר כתובותיהם נחשפו בפניך, ואתה מעוניין ליצור קשר עם מי מהם:  - אם מדובר באדם איתו היית בקשר בעבר – כתוב אליו, תוך ציון המפגש או הקשר הקודם.  - אם טרם היה לך קשר עם אותו אדם – בקש מכותב המכתב לעשות ביניכם "הכרות", ולוודא שהאדם מוכן ליצירת הקשר.  8. Forwarding  העבר מסר שקבלת רק למי שעשוי להיות מעוניין במידע. אל תעבירו הלאה לכל רשימת המכותבים שלך באופן אוטומטי. קבלת דואר מיותר מבזבזת את זמנו של המכותב. 9. בדיקת דואר   בדיקת הדואר האלקטרוני במהלך פגישת עסקים משדרת זלזול בשותפים לפגישה – המנע מכך. היוצא מן הכלל הוא, כמובן, מצב בו גם המשתתפים עצמם ממתינים לקבלת הודעה דחופה. 10. מענה אוטומטי   המענה האוטומטי מאפשר לך להודיע לפונים אליך באמצעות דואר אלקטרוני כי תעדר מן המשרד עד תאריך מסוים, וכי תתייחס לדואר שנשלח אליך עם שובך. מענה מסוג זה לא יותיר את האנשים עמם אתה נמצא בקשר עסקי במצב של אי בהירות, ויחזק את תדמיתך כאיש עסקים אחראי ומסודר. בעת מסירת כתובת דואר אלקטרוני באנגלית, העזר במונחים הבאים: שטרודל = @ = at(אט) קו תחתון = _ = underscore (אנדרסקור) מקו = - = dash, hyphen (דש, או: הייפן) נקודה = . = dot (דוט) קו נטוי = / = slash (סלאש) קו נטוי הפוך = \ = backslash (בקסלאש)  מספר דוגמאות שימושיות: בקשה לקבלת חומר נוסף: Dear Mr. Lennox, I am currently preparing a bid for a large governmental tender, and plan to include your Minicom 2000 and accessories in our offer. Please send me the technical specifications of this product, as well as 5 catalogs, and a copy of your 2001 pricelist. Many thanks in advance, Joe Garland Marketing Manager Communitech Ltd. joe.garland@communitech.com שליחת קובץ מצורף: Dear Jill, Attached please find the document detailing the items we plan to order next week. Please let me know if any of the products are not in stock at the moment, and if so – when we can expect to have them delivered. Best regards, Jack דחיית פגישה:  Dear Mrs. Barnes, I regret to inform you that I will not be able to attend the meeting scheduled for Monday, May 17, due to an unexpected business trip. I hope to be back at the office on Thursday, May 20, and will then contact you to set a new date. Yours sincerely, Roger Kennedy Sales Manager UBDC Ltd. rkennedy@ubdc.co.uk P.O. Box 3230, Ramat Hasharon 47131 Tel: 09-9578428 Fax: 09-9578429 E-Mail: info@1global1.com www.1global1.com